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Reuniones efectivas (Segunda Parte)

 

Junio 27, 2014
Reuniones efectivas  (Segunda Parte)

¿Cómo programar y desarrollar reuniones efectivas en el menor tiempo posible?.  Esa es la gran pregunta, y aunque el tema ha sido tratado una y otra vez por diversos especialistas, los errores persisten con sus respectivas ineficiencias.

Aunque no existe un formato único sobre cómo programarlas, porque todo depende del propósito y de las necesidades de cada encuentro hay por lo menos ocho pautas para tener en cuenta:

1. Programarla con debida anticipación. Así las personas citadas pueden coordinar su agenda y organizar el tiempo sin provocar traumatismos. Hay empresas que diseñan un esquema de trabajo que puede ser semanal, quincenal, mensual o trimestral.

“Nosotros reunimos el equipo directivo cada tres meses, aunque todos los lunes evaluamos por correo las tareas acordadas”, dice Jaime Echavarría, presidente de Mecosoft.

2. Determinación de propósitos. Es indispensable generar el hábito de construir un contenido de la reunión, de tal forma que los miembros del equipo conozcan la temática, la preparen y tengan claro qué papel van a jugar durante ella.

Un pecado común de directivos y ejecutivos es asistir sin información alguna, porque quien la convoca no ha comunicado los propósitos. Desde luego, eso no se puede prever en los encuentros de urgencia.

3. Carta de navegación. Si bien en la convocatoria se deja en claro el objetivo, es recomendable que al empezar el líder o vocero recuerde cuál es y qué puntos se van a abordar. Con este refuerzo se da un mensaje subliminal de que existe una agenda puntual que evita dispersiones. El líder es el primero en dar ejemplo. Dispersarse y contestar permanentemente el celular es el peor mensaje para la disciplina y la eficiencia.

4. Puntualidad. Las reuniones tienen que empezar a la hora citada si se quiere lograr efectividad en el uso del tiempo y, salvo en casos excepcionales, se deben aceptar excusas.

Es un hábito imprescindible en las organizaciones de alto desempeño, afirma el gurú Ram Charan, experto en el arte de la ejecución en los negocios.

5. Preservar el orden. Las reuniones no se deben convertir en una tertulia para hablar de situaciones familiares ni enfocarse en discusiones sobre religión o política, temas que se vuelven controvertibles e interminables. Hay que mantener el foco y la disciplina.

Desviarse de la agenda y de los objetivos del encuentro es frecuente, pero quien tiene a cargo la conducción de la temática debe evitarlo. Con el tiempo esto se convierte en un hábito.

6. Brevedad y contundencia. Lo que hay que decir en cinco minutos no se puede extender por 20 o 30, a menos que sean indispensables explicaciones adicionales. Las repeticiones son innecesarias –salvo para los distraídos-, y generan monotonía y cansancio. Todo mensaje tiene una intencionalidad y esta se debe exponer bajo tres características: claridad, precisión y concisión. Hay personas expertas en el arte de dilatar y no llegar a conclusión alguna.

7. Fijar la duración. En la convocatoria debe quedar claro cuánto es el tiempo estimado de la reunión. Esto facilita que cada persona programe su agenda y a la vez evita caer en la tentación de abordar temas ajenos a los objetivos previstos.

8. Balance general. Es conveniente que antes de terminar se haga una breve exposición de los acuerdos y de los compromisos adquiridos, se fijen responsabilidades y se determinen tiempos de entrega de las actividades asignadas.

Nota: toda regla tiene sus excepciones y habrá momentos en que salirse de la rutina de la reunión es necesario. Lo malo es que la ineficiencia se convierta en norma de comportamiento.

 

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