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Reuniones efectivas (primera parte)

 

Junio 19, 2014
Reuniones efectivas (primera parte)

¿Cómo programar y desarrollar reuniones efectivas en el menor tiempo posible? Esa es la gran pregunta, y aunque el tema ha sido tratado una y otra vez por diversos especialistas, los errores persisten con sus respectivas ineficiencias.

Lo cierto es que existe una verdad irrefutable: en todas las organizaciones, públicas y privadas, pequeñas, medianas o grandes, los encuentros laborales son inevitables y necesarios porque en ellos se informa, se adoptan políticas, se explican principios y valores, se solucionan problemas, se sensibiliza, se motiva y se fijan prioridades.

Pero muchas reuniones se vuelven ineficientes, se convierten en conversatorios y terminan con una notable sensación de pérdida de tiempo. Sus efectos son, en consecuencia, desalentadores y demoledores para la moral del equipo de trabajo. Cada vez que se convoca a una reunión se siente que llegó el momento de hacer un sacrificio –movilizarse y gastar dinero, escuchar lo indeseado y hacer parte del desorden- para obtener poco o nada de ella.

Algunas reuniones, además, rayan con la desconsideración y la descortesía. Las interrupciones frecuentes –y quizás irrelevantes- la distracción del chat, el uso del celular y el pito de los mensajes de correo son tan incómodos que muchas personas asimilan los encuentros de trabajo más como un castigo que como una labor que construye y facilita el rol individual dentro de la organización.

¿Qué hacer? Tenga en cuenta las siguientes sugerencias:

Cuide el tiempo

¿Qué tal que el jefe jamás se reuniera con su equipo? Difícilmente sería un buen líder, porque para serlo debe tener como atributo inspirar confianza y explicar cómo hacer las cosas. De modo que dedicarle espacio a los encuentros de trabajo es algo inherente a la dinámica de las organizaciones.

El problema viene cuando se abusa y se realizan indiscriminadamente reuniones, sustituyendo otras alternativas eficaces como el correo electrónico, la Intranet, las comunicaciones corporativas e incluso sistemas de mensajería instantánea.

Peor aun cuando los resultados son dudosos y se ha involucrado personal innecesariamente, que bien podría estar produciendo. Un ejercicio elemental indica que una reunión con 10 empleados durante dos horas, sin frutos claros, son 20 horas de desperdicio en un mundo donde el tiempo es un el recurso valioso.

Por eso hay quienes afirman que la “reunionitis” es semejante a la peste negra porque en muchas compañías se ha propagado sin límites y control, contribuyendo a lo que Kenichi Ohmae llama “la muerte súbita de las organizaciones”.

La cuestión, en consecuencia, no es suprimirlas sino convocarlas para lo estrictamente necesario y sacarles el mejor provecho. ¿La pregunta es cómo? Aunque no existe un formato único porque todo depende del propósito y de las necesidades de cada encuentro hay por lo menos ocho pautas para tener en cuenta:

CONOZCA LAS OCHO PAUTAS EN EL BOLETÍN 635 DEL PRÓXIMO 1º. DE JULIO

 

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